Elektronische Rechnungen sind für Unternehmen mehr denn je ein Thema. Sowohl eingehende wie auch ausgehende Rechnungen verursachen hohe Bearbeitungskosten. Hinzu kommen unter Umständen weitere Kosten durch nicht fristgerechte Zahlung auf Grund interner Verzögerungen.

Nutzen und Vorteile

Schneller, zuverlässiger und kostengünstiger Versand von Rechnungen und Gutschriften

Versand-Protokoll und Nachbearbeitung von unzustellbaren Belegen direkt in ELO

Automatische Erstellung eines Rechnungsausgangbuches in HTML, Excel und in einer individuellen Datenbank

Hohes Einsparpotential auch beim Empfänger dank PDF und XML Datenübertragung

Rechtslage

Dank dem Steuervereinfachungsgesetz ist seit 2011 keine digitale Signatur beim Versand elektronischer Rechnungen mehr erforderlich. Eine E-Mail Rechnung (z.B. mit einer PDF Datei im Anhang) ist einer Rechnung auf Papier gleichgestellt.

DOKinform^® eRechnung hilft dem Versender den Prozess vollständig zu automatisieren und transparent zu gestalten. Auch der Empfänger kann die Rechnung dank einer mitgelieferten XML Datei automatisiert in seinen IT-Systemen verarbeiten.

Enormes Einsparpotential

Unabhängige Studien belegen welche hohen Kosten im gesamten Prozess der Rechnungsstellung, Versand, Empfang, Zuordnung, Freigabe und Zahlung täglich in jedem Unternehmen entstehen. Durch elektronische Verarbeitung können diese Kosten um 60-70% gesenkt werden.

Funktionsweise

Zu einem festgelegten Zeitpunkt, z.B. nachts um 1:00 Uhr, sucht DOKinform^® eRechnung nach neuen Rechnungen in Ihrem ELO-Archiv. Alle für den elektronischen Versand vorgesehenen Belege mit gültiger E-Mail Adresse werden einzeln als Anhang zu einer E-Mail versendet. Die inhaltliche und grafische Formatierung der E-Mail erfolgt individuell über eine HTML-Vorlage. So kann das CI (Corporate Image) des Rechnungsversenders vollständig umgesetzt werden.

Je Kunde (Rechnungsempfänger) kann festgelegt werden ob und in welchem Format eine XML-Datei generiert und mit der E-Mail versendet werden soll. In einer solchen XML-Datei können alle relevanten Belegdaten (Datum, Belegart, Belegnummer, Betrag, Kundennummer, Kundenname, etc.) eingefügt werden. Diese Daten kann der Kunde auslesen und sofort in seinem IT-System (z.B. in der Fibu oder einem eigenen ELO-Archiv) verwenden. Somit entfällt für den Kunden eine aufwändige und fehlerträchtige manuelle Erfassung der Belegdaten.

Reporting und Monitoring direkt in ELO

DOKinform^® eRechnung meldet den Versandstatus der E-Mail direkt an ELO zurück. In der Verschlagwortung wird der Status (“Erfolg“ oder „Fehler“) mit dem genauen Zeitstempel eingefügt. In einem dynamischen Ordner werden alle fehlerhaften Belege angezeigt. Diese können hier bearbeitet und z.B. für den automatischen Versand neu angemeldet oder direkt manuell per E-Mail versendet werden.

Rechnungsausgangsbuch

Auf Wunsch erstellt DOKinform^® eRechnung ein elektronisches Rechnungsprotokoll. Je versendetem Beleg kann ein Eintrag in eine CSV/Excel-Datei und in eine HTML-Datei erstellt werden. Optional kann auch direkt in eine beliebige Datenbank, z.B. von einem nachgelagerten System geschrieben werden. Durch die offene und flexible Architektur sind individuellen Erweiterungen praktisch keine Grenzen gesetzt.