DOKinform^® Bürgschaftsverwaltung bietet durch eine bessere Vertragskontrolle eine Reduzierung der Risiken. Relevante Termine für Änderung oder Kündigung einzelner Bürgschaften werden überwacht, wodurch sich Transparenz und ein hohes Kosteneinsparungspotenzial ergeben.

Nutzen und Vorteile

Schnelle und sichere Archivierung aller Bürgschaften unter Nutzung vorhandener Stammdaten (ERP/CRM-System)

Fristenkontrolle und automatische Wiedervorlage unter Berücksichtigung individueller Fristen

Vorgangsbearbeitung erfolgt innerhalb eines flexibel anpassbaren ELO Workflows, einfache Bedienung

E-Mail Benachrichtigung, Suchmöglichkeiten, vorkonfigurierte Ansichten, Reports in Excel

Erfassung und Archvierung von Bürgschaften

DOKinform^® Bürgschaftsverwaltung unterstützt Sie bei der Erfassung von Bürgschaften. Hierbei werden bestehende Stammdaten von Kunden und Lieferanten aus ERP/CRM-Systemen verwendet. Manuelle Eingaben und Fehler sind somit ausgeschlossen. 
DOKinform^® Bürgschaftsverwaltung vergibt für jede Bürgschaft eine fortlaufende Vorgangsnummer. 
Bei Anlage einer Bürgschaft bestimmen Sie die relevanten Fristen sowie die personelle Verantwortlichkeit.

Aktenstrukturplan

Für die Archivierung in ELO kann auf Wunsch ein individueller Aktenstrukturplan hinterlegt werden. Je Vertragspartner und Bürgschaft wird automatisch eine eigene Aktenstruktur angelegt.

Fristenkontrolle, Wiedervorlage

Nach der Archivierung wird automatisch ein Wiedervorlage Workflow gestartet und es beginnt die Fristenüberwachung. Bei Erreichen eines vordefinierten Termins wird die Bürgschaft dem verantwortlichen Bearbeiter in ELO zugestellt. Parallel erfolgt eine entsprechende E-Mail Benachrichtigung.

Bürgschaftsprüfung und Bearbeitung

Die Prüfung und Bearbeitung der Bürgschaften wird über ELO-Workflows gesteuert. So können individuelle Anforderungen sehr schnell und flexibel in die Standardprozesse integriert werden.

Automatische Historie

DOKinform^® Bürgschaftsverwaltung erstellt bei jeder Entscheidung eines Benutzers sofort einen Eintrag in die zentrale Historie. So kann der gesamte Lebenszyklus einer Bürgschaft jederzeit nachvollzogen werden.

E-Mail Benachrichtigung

DOKinform^® Bürgschaftsverwaltung benachrichtigt alle Verantwortlichen mit einer täglichen Sammel E-Mail über anstehende Aufgaben. Für jede Art von anstehender Frist (Wiedervorlage / Prüfungstermin, Rückgabetermin) kann die Gestaltung und Formatierung der E-Mail über eine HTML-Vorlage beliebig angepasst werden. Auf Wunsch kann bei Fristüberschreitungen eine weitere Eskalations E-Mail versendet werden.

Zentraler Fristenkalender

Jede Bürgschaft wird automatisch in eine zentrale kalendarische Übersicht aufgenommen. Je nach anstehender Frist (Wiedervorlage / Prüfungstermin, Rückgabetermin) erfolgt eine entsprechende farbliche Kennzeichnung. Die Anwender können auf einen Blick z.B. alle im laufenden Monat oder im nächsten Quartal fälligen Termine sehen. Per Klick kann direkt die zugehörige Vorgangsakte angezeigt werden.