DOKinform^® ContractManager bietet durch eine bessere Vertragskontrolle eine Reduzierung der Risiken. Relevante Termine für Änderung oder Kündigung einzelner Verträge werden überwacht, wodurch sich Transparenz und ein hohes Kosteneinsparungspotenzial ergeben.

Nutzen und Vorteile

Schnelle und sichere Archivierung aller Verträge unter Nutzung vorhandener Stammdaten (ERP/CRM-System)

Fristenkontrolle und automatische Wiedervorlage unter Berücksichtigung individueller Kündigungsfristen

Vertragsbearbeitung erfolgt innerhalb von flexibel anpassbaren ELO Workflows, einfache Bedienung

E-Mail Benachrichtigung, Suchmöglichkeiten, vorkonfigurierte Ansichten, Reports in Excel

Erfassung und Archvierung von Verträgen

DOKinform^® ContractManager unterstützt Sie bei der Erfassung von Verträgen. Hierbei werden bestehende Stammdaten von Kunden und Lieferanten aus ERP/CRM-Systemen verwendet. Manuelle Eingaben und Fehler sind somit ausgeschlossen. Bei Anlage eines Vertrages bestimmen Sie die relevanten Fristen sowie die personelle Verantwortlichkeit.

Interne Vertragsnummer

DOKinform^® ContractManager vergibt für jeden Vertrag eine fortlaufende Vertragsnummer. Damit können Anlagen, Ergänzungen und Schriftverkehr später eindeutig zugeordnet werden.

Aktenstrukturplan

Für die Archivierung in ELO kann auf Wunsch ein individueller Aktenstrukturplan hinterlegt werden. Je Vertragspartner und Vertrag wird automatisch eine eigene Aktenstruktur angelegt.

Fristenkontrolle, Wiedervorlage

Nach der Archivierung wird automatisch ein Wiedervorlage Workflow gestartet und es beginnt die Fristenüberwachung. Bei Erreichen eines vordefinierten Termins wird der Vertrag dem verantwortlichen Bearbeiter in ELO zugestellt. Parallel erfolgt eine entsprechende E-Mail Benachrichtigung.

Vertragsprüfung und Bearbeitung

Die Prüfung und Bearbeitung der Verträge wird über ELO-Workflows gesteuert. So können individuelle Anforderungen sehr schnell und flexibel in die Standardprozesse integriert werden.

Automatische Historie

DOKinform^® ContractManager erstellt bei jeder Entscheidung eines Benutzers sofort einen Eintrag in die zentrale Vertragshistorie. So kann der gesamte Lebenszyklus eines Vertrages jederzeit nachvollzogen werden.

E-Mail Benachrichtigung

DOKinform^® ContractManager benachrichtigt alle Vertragsverantwortlichen mit einer täglichen Sammel E-Mail über anstehende Aufgaben. Für jede Art von anstehender Frist (Wiedervorlage, Prüfungstermin, Kündigungstermin) kann die Gestaltung und Formatierung der E-Mail über eine HTML-Vorlage beliebig angepasst werden. Auf Wunsch kann bei Fristüberschreitungen eine weitere Eskalations E-Mail versendet werden.

Zentraler Vertragskalender

Jeder Vertrag wird automatisch in eine zentrale kalendarische Übersicht aufgenommen. Je nach anstehender Frist (Wiedervorlage, Prüfungstermin, Kündigungstermin) erfolgt eine entsprechende farbliche Kennzeichnung. Die Anwender können auf einen Blick z.B. alle im laufenden Monat oder im nächsten Quartal fälligen Termine sehen. Per Klick kann direkt die zugehörige Vertragsakte angezeigt werden.

Transparenz

Über frei konfigurierbare Ansichten (dynamische Reports) haben Sie stets Ihre gesamten Verträge sowie alle Begleitdokumente unter Kontrolle. Jeder Vertragsverantwortliche sieht auf einen Blick “seine eigenen” Vorgänge.