Automatische Archivierung der ERP-Belege und Aufbau elektronischer Akten

Funktionsübersicht

Der DOKinform^® ERPconnector ist eine zentrale Komponente der Business Lösung DOKinform^® eAkte / BLP.
Alle relevanten Geschäftsanwendungen werden eng mit den ECM Lösungen aus dem Hause ELO Digital Office GmbH verzahnt.
Der DOKinform^® ERPconnector arbeitet als Middleware zwischen der vorhandenen ERP-Software und dem ELO-Archiv und ermöglicht die vollautomatische revisionssichere Archivierung beliebiger druckbarer Dokumente.
Die für die Indexierung erforderlichen Metadaten werden positionsunabhängig und nahezu unsichtbar aus den Druckdaten extrahiert und in Form einer Indexdatei zusammen mit dem Dokument revisionssicher in einem Archiv abgelegt.

Vorkonfigurierte Templates

Durch die konsequente Trennung der Geschäftslogik von den spezifischen Anwendungsparametern wird eine starre und unflexible Kopplung des ERP-Systems und des Archiv-Systems vermieden.

Je nach Branche kommen dabei unterschiedliche in der Praxis bewährte Ablagestrukturen zum Einsatz. Über individuell konfigurierbare Vorlagendateien (Templates), bietet der DOKinform^® ERPconnector die Möglichkeit unterschiedlichste Dokumententypen ohne weitere Aktionen des Benutzers sinnvoll in einer flexiblen und für alle Anwender verbindlichen Archivstruktur abzulegen. Diese Templates können selbstverständlich an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden

Nahtlose ERP-Integration

Greifen Sie direkt aus Ihrer gewohnten ERP-Umgebung auf archivierte Dokumente zu. Mit einem einzigen Klick zeigen Sie das Dokument an mit einem weiteren senden Sie z.B. Ihrem Kunden eine Kopie des Beleges per E-Mail, noch während dem Gespräch.
Genau so einfach können Sie die zentrale Kunden-/Lieferanten Akte einsehen und vorgangsübergreifend Dokumente finden.
Neben der revisionssicheren Archivierung der Dokumente ist vor allem der Zugriff auf alle vorgangsbezogenen Daten gegeben. Das können Briefe, Bestellungen, Lieferscheine, Produktinformationen, E-Mails oder Belege zu bestimmter Korrespondenz sein.

Einfache Integration und Konfiguration

Der Aufwand für die Integration ist gering. Der DOKinform^® ERPconnector wird als Applikation im Apache Tomcat (bzw. ELO Server Engine) installiert. Nach der Installation erfolgt die Konfiguration der Betriebsparameter über eine grafische Oberfläche. Hier wählen Sie das passende Business Template aus und passen dieses ggf. an Ihre Bedürfnisse an.

In Ihrem ERP-System fügen Sie die ERPconnect Variablen für die Druckausgabe ein und schon können Sie mit der automatischen Archivierung beginnen.

Zertifizierte ERP-Systeme

Der DOKinform^® ERPconnector wurde mit unterschiedlichen ERP-Systemen (auch Individual-Software) getestet. Zahlreiche Installationen laufen seit mehreren Jahren produktiv.
Zertifiziert: Microsoft Dynamics NAV, Mention, C-entron, GDI, Lexware (F+A, Pro), iFAX, SuperOffice CRM, TheQuest, AFS, BüroNext (Microtech), Infor:COM
Kompatibilität getestet: SAP BusinessOne, SAGE OfficeLine, BüroPlus, ProWawi, MESONIC, Microsoft CRM, BüroWare, Microsoft Word, Microsoft Excel

Kostengünstiger Betrieb

Eine gute und einfach zu implementierende Lösung darf auch im täglichen Betrieb keine hohen Folgekosten nach sich bringen.
Daher wurde beim ERPconnector konsequent auf offene Standards gesetzt und eine komfortable Benutzerschnittstelle bereit gestellt. Das gesamte Monitoring der Anwendung erfolgt mit einem Web-Browser.