Jede DMS-SAP Integration liefert eine feste Funktionalität im Bereich der Archivierung und Anzeige von Dokumenten. Der Rahmen wird dabei von der SAP ArchiveLink Schnittstelle vorgegeben. Unterschieden wird dabei häufig zwischen früher und später Erfassung mit und ohne Barcode.

Über diese zentrale Schnittstelle werden alle Ausgangsbelege (Angebot, Rechnung, Mahnung, Bestellung, etc.) revisionssicher im DMS getrennt nach Buchungskreis archiviert. Eingehende Belege (Auftragsbestätigung, Rechnung, Gutschrift) können über eine Verknüpfung an den betreffenden SAP-Vorgang angehängt und von dort geöffnet werden.

Diese Funktionen liefern nur die absolute Basis für das, was in modernen DMS-SAP Umgebungen gefordert wird. Je nach Ausprägung der Prozesse im Unternehmen werden jedoch Daten aus SAP in anderen System gewünscht, Belege aus SAP sollen auch direkt im DMS oder einem Webportal zugänglich sein, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen sollen mit minimalem manuellen Aufwand verarbeitet werden.

Dafür ist eine wesentlich tiefere Integration mit dem SAP erforderlich; diese scheitert oft an der Komplexität, veralteten Schnittstellen, mangelndem Wissen oder zu hohen Kosten.

Hier setzt der DOKinform^® SAPconnector erfolgreich als Middleware auf Basis moderner Webservice Technologie an und bietet eine bidirektionale und einfach zu bedienende Schnittstelle. Die gesamte Kommunikation eines beliebigen Systems (DMS, CRM, Web-Portal, Shop, PPS, …) mit SAP erfolgt über einfach zu handhabende JSON-Objekte. Dabei kann zwischen einer asynchronen oder einer synchronen (Echtzeit) Verarbeitung gewählt werden.

Auf SAP Seite wird zu 100% auf stabile und in der Praxis bewährte Standards gesetzt. Die Schnittstelle baut u.a. auf der bewährten RFC-Schnittstelle und entsprechenden Funktionsbausteinen auf. Diese werden mit Daten aus dem externen Prozess aufgerufen. Intern werden SAP Standard-BAPIs verwendet bzw. parametrisierte Transaktionsaufrufe prozessiert.

Nutzen und Vorteile

Dokument verknüpfen

Barcode verknüpfen

Index download

Work item erstellen

MM Rechnung buchen

FI Rechnung buchen

Stammdaten download

Dokument verknüpfen

Mit dem DOKinform^® SAPconnector können Dokumente mit SAP Business Objekten verknüpft (verlinkt) werden. Sobald dieser Link erstellt wurde kann SAP das Dokument aus ELO zur Anzeige bringen.

Zusätzlich können für dieses Dokument Indexdaten aus SAP geholt und als Suchwerte in ELO verwendet werden.

Barcode verknüpfen

Als Sonderfall ist die Verknüpfung über einen Barcode umsetzbar. Dieses Szenario kommt z.B.: beim Erfassen eines Wareneingangs zu einer MM-Bestellung zum Einsatz.

Im DMS wird der Barcode für die weitere (automatische) Verarbeitung des Dokuments verwendet.

Index download

Die Verknüpfung der Dokumente zwischen ELO und SAP erfolgt über einen eindeutigen Schlüssel. Über diesen kann SAP das Dokument jederzeit aus ELO zur Anzeige bringen.

Um auch direkt in ELO mit sprechenden Daten einen SAP-Beleg finden zu können, müssen die Indexdaten mit Daten aus SAP angereichert werden. Das geschieht über den „index download“.

Mit Hilfe dieser Daten kann ELO auch beliebige Aktenstrukturen aufbauen um Dokumente in einem hierarchischen Baum darzustellen.

Im Standard werden Daten für die gängigsten SAP Business Objekte ausgeliefert, diese können individuell ergänzt und erweitert werden.

Workitem erstellen

Direkt aus dem DMS kann ein Workitem im SAP Business Workplace erstellt werden. Dieses kann mit Prozessdaten vorbefüllt werden und ermöglicht dem Anwender eine schnelle und effektive Erfassung/ Bearbeitung i SAP.

Zum Einsatz kommt diese Vorgehensweise z.B. beim Buchen von eingehenden Rechnungen und Gutschriften.

MM Rechnung buchen

Buchen Sie mit Hilfe von DOKinform^® SAPconnector Ihre MM Rechnungen automatisch („dunkel“ / „blind“) ohne manuelle Eingaben in SAP.

Sofern das System im Zuge der Buchung einen Fehler feststellt, wird sofort ein Workitem im SAP Business Workplace erstellt. Dieses ist bereits mit zahlreichen Daten aus ELO befüllt, der Anwender prüft den Beleg und kann die Buchung manuell abschließen.

Zusätzlich können für dieses Dokument Indexdaten aus SAP geholt und als Suchwerte in ELO verwendet werden.

FI Rechnung buchen

Der  DOKinform^® SAPconnector unterstützt Sie bei der Buchung Ihrer FI Rechnungen (z.B. Transaktion FB60) und nimmt Ihnen einen großen Teil der Handarbeit ab.

Mit Hilfe der im DMS bereits verfügbaren Daten zum Beleg (Kreditor, Datum, ext. Referenz, Beträge, Steuerschlüssel, etc.) wird ein Workitem im SAP Business Workplace erstellt. Der Anwender führt dieses Workitem aus und erfasst die Kontierung in kurzer Zeit.

Zusätzlich können für dieses Dokument Indexdaten aus SAP geholt und als Suchwerte in ELO verwendet werden.

Stammdaten download

Die Hoheit über die Stammdaten der Kreditoren und Debitoren liegt. i.d.R. beim SAP-System. Oft benötigen auch andere Systeme, z.B. ELO oder DocXtractor, diese Daten, um eigene Prozesse zu steuern, welche nicht direkt im Bezug zu SAP stehen.

Hier stellt der DOKinform^® SAPconnector alle oder alle ab einem bestimmten Zeitpunkt neu angelegten bzw. geänderten Stammdaten zur Verfügung. Diese können entweder sofort verwendet oder in einer SQL-Datenbank zwischengespeichert werden.

Auf diesem Wege können z.B. die Matchingdaten der Lieferanten (SFI_VENDOR) für den ELO DocXtractor bereitgestellt und kontinuierlich aktualisiert werden.