Übersicht

Digitalisierung ist für alle Unternehmen zum Top-Thema geworden, zu Recht. Die Arbeit mit elektronischen Dokumenten ist einfach, Informationen stehen jederzeit und transparent zur Verfügung.

Ausgehende Dokumente werden vollautomatisch archiviert, eingehende Dokumente können ebenfalls automatisiert oder unter Zuhilfenahme vorhandener Stammdaten in die elektronischen Akten integriert werden.

1. Archivieren

Modernes ECM bzw. DMS setzt voraus, dass Dokumente in elektronischem Format vorliegen und vor unberechtigtem Zugriff oder Verlust geschützt sind. Daher ist elektronische Archivierung die Grundvoraussetzung für ECM/DMS.

Je nach Quelle (intern, extern) und Format (Papier, PDP, E-Mail, Office, …) der zu archivierenden Dokumente sind unterschiedliche Wege erforderlich. In Papierform vorliegende Dokumente müssen in einem ersten Schritt digitalisiert (i.d.R. gescannt) werden.

Externe Dokumente werden oft per E-Mail empfangen, hier kann die Anlage extrahiert oder die gesamte E-Mail automatisch archiviert werden. Manuell zu archivierende Dokumente können mit Stammdaten aus internen System (z.B. Kunden- oder Lieferentenstammdaten) teilautomatisch ergänzt werden. Auch die Click-OCR leistet hier wertvolle Unterstützung.

EMAILsafe

Mit dem DOKinform^® EMAILsafe können alle E-Mails aus einem oder mehreren Mail-Servern automatisch revisionssicher in ELO archiviert werden.
Dadurch erfüllen Sie die rechtlichen Anforderungen und entlasten Ihren Mail-Server nachhaltig.

Die Archivierung erfolgt im standardisierten und Hersteller unabhängigen EML-Format unter Nutzung offener Standards (IMAP, POP3).
Bei Einsatz eines MS Exchange Servers werden Journal E-Mails in ELO archiviert. Eine MAPI Schnittstelle ist nicht erforderlich.

Die Archivierung ist je Postfach individuell konfigurierbar. Die E-Mails können als Ganzes und/oder getrennt nach E-Mail und Anhängen archiviert werden.
Spezielle Postfächer wie z.B. elektronisch ein-oder ausgehende Faxe können direkt als Dokument (PDF/TIF) ohne die E-Mail übernommen werden.

ERPconnector

Der DOKinform^® ERPconnector ist eine zentrale Komponente der Business Lösung DOKinform^® eAkte / BLP.
Alle relevanten Geschäftsanwendungen werden eng mit den ECM Lösungen aus dem Hause ELO Digital Office GmbH verzahnt.
Der DOKinform^® ERPconnector arbeitet als Middleware zwischen der vorhandenen ERP-Software und dem ELO-Archiv und ermöglicht die vollautomatische revisionssichere Archivierung beliebiger druckbarer Dokumente.
Die für die Indexierung erforderlichen Metadaten werden positionsunabhängig und nahezu unsichtbar aus den Druckdaten extrahiert und in Form einer Indexdatei zusammen mit dem Dokument revisionssicher in einem Archiv abgelegt.

FILLup

DOKinform^® FILLup stellt eine komfortable und universelle Schnittstelle zur Übernahme von Indexdaten aus beliebigen relationalen Datenbanken bereit.
So können Sie z.B. aus einer SQL- oder Access Datenbank und sogar aus einer Excel Datei Daten für die Verschlagwortung in ELO verwenden.

XMLimporter

Der DOKinform^® XMLimporter ist eine zentrale und universelle Import-Schnittstelle für ELOprofessional und ELOenterprise.
Auf Basis einer beschreibenden XML-Datei können beliebige Dokumente (TIF, PDF, Word, ...) serverseitig in ELO importiert werden. Die erforderlichen Indexdaten werden vollständig aus der XML-Datei gelesen.

Neben der reinen Ablage besitzt der XMLimporter auch die Logik neue Aktenstrukturen anzulegen sowie ggf. Workflows zu starten.

In Verbindung mit dem DOKinform^® ERPconnector ist der XMLimporter verantwortlich für die Ablage der ERP-Dokumente im ELO-Archiv.
In Kombination mit dem DOKinform^® DocProcessor kann die Übernahme von beliebigen Dateien aus dem Filesystem mit einer einheitlichen Verschlagwortung realisiert werden.

2. Automatisieren

Manuelle oder redundante Tätigkeiten sind lästig, kostspielig und fehlerträchtig. Durch Automatisierung kann hier gezielt entgegen gewirkt werden. Inhaltlich ist die Automatisierung bereits zum Teil bei der Archivierung abgedeckt (z.B. automatische Archivierung aller ausgehenden Rechnungen), jedoch können nach der Archivierung z.B. Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, etc. automatisch per E-Mail versendet werden.

Intern erstellte Dokumente sind schnell und einfach automatisierbar, z.B. durch Schnittstellen zu ERP-Systemen oder durch den Einsatz von selbst aufgedruckten Barcodes (Lieferscheine, Fertigungsdokumente, etc.).

Bei externen Dokumenten kann z.B. in Abhängigkeit des Absenders einer E-Mail der passende Kunde/Lieferant aus dem ERP-System ermittelt werden. Über eine weitere inhaltsbezogene Analyse der E-Mail bzw. der Anhänge (PDF) kann das Dokument automatisch zugeordnet und z.B. ein geeigneter Workflow gestartet werden.

BARCODEserver

Die Erkennung der Barcodes erfolgt direkt aus einem Knoten eines ELO Workflows.
Über individuelle Profile kann die Art und Position der zu erkennenden Barcodes gesteuert werden.

Nach der Erkennung wird das Dokument mit einer neuen Maske in ELO verschlagwortet, der Inhalt des Barcodes sowie die Anzahl der gefundenen Barcodes werden in eigene Maskenfelder übertragen.
Anschließend wird der Workflow an den nächsten Knoten weitergeleitet.

DOCprocessor

Der DOKinform^® DOCprocessor ist ein wertvolles Hilfsmittel zur Verarbeitung oder Erstellung von Dokumenten. Auf Grund der verschiedenen Betriebsarten (Konsolen Programm, Interaktive Anwendung) und unterschiedlichen Verarbeitungsprofilen (ERP; XML, PDF, RTF, HTML) können vielfältige Routineaufgaben mit Hilfe vom DOCprocessor einfach und schnell erledigt werden.

eRechnung

Elektronische Rechnungen sind für Unternehmen mehr denn je ein Thema. Sowohl eingehende wie auch ausgehende Rechnungen verursachen hohe Bearbeitungskosten. Hinzu kommen unter Umständen weitere Kosten durch nicht fristgerechte Zahlung auf Grund interner Verzögerungen.

PDFappender

Mit DOKinform^® PDFappender fügen Sie zwei oder mehr PDF Dokumente direkt im ELO Archiv zusammen.

Je nach gewünschtem Ergebnis werden die Seiten eines neuen PDF Dokumentes mit einem in ELO archivierten PDF Dokument verschmolzen. Sie entscheiden ob die neuen Seiten hinter die letzte Seite oder vor die erste Seite des Archivdokumentes eingefügt werden.

PostManager

Trotz der schnell voranschreitenden Digitalisierung gibt es noch eine große Anzahl herkömmlicher Dokumente welche in Papierform in Unternehmen und Behörden eingehen. Nur ein Bruchteil dieser Dokumente ist auf Grund ihrer Beschaffenheit bzw. ihres Aufbaus für eine (frühe) Digitalisierung nicht geeignet bzw. nicht sinnvoll. Z.B.: gebundene (notarielle) Urkunden, Röntgenbilder, Materialproben, ... Die Verteilung und Bearbeitung dieser Dokumente stellt vor allem für räumlich verteilte Organisationsstrukturen (mehrere Gebäude oder Standorte in unterschiedlichen Orten) eine große Herausforderung dar.

Aber auch hier kann mit einer teilweisen Digitalisierung der interne Prozess der Bearbeitung optimiert werden, z.B. durch schnellere Zustellung und schnellere Beantwortung von externen Anfragen.