Übersicht
Die E-Mail ist aus unseren Geschäftsprozessen nicht mehr wegzudenken.
Und doch gestaltet sich die tägliche Arbeit damit nicht immer ganz einfach. Gelingt es jedoch die E-Mails sinnvoll und rechtskonform in ELO zu integrieren und z.B. Anlagen (Rechnungen) automatisiert zu verarbeiten, ergibt sich ein hoher Nutzwert.
Aus rechtlicher Sicht ist die E-Mail ein Geschäftsbrief, so wie das klassische Papierdokument, lediglich der Transportweg unterscheidet sich. Daher gelten alle Regularien zur Aufbewahrung von Geschäftsbriefen auch für E-Mails, z.T. geht der Gesetzgeber in einzelnen Ländern sogar noch einen Schritt weiter und fordert die elektronische Archivierung der E-Mails im Originalformat.
Eine elektronische Archivierung der E-Mails ist Voraussetzung für ein modernes und effizientes E-Mail Management. Dazu zählt nicht nur die rechtskonforme Archivierung, sondern auch die interne Verarbeitung in den Unternehmensprozessen.
Beispiele:
Kundenanfragen
Übergabe an ein Team zur Erstellung eines Angebotes
Bestellungen
Übergabe an die Auftragserfassung und -bearbeitung
Auftragsbestätigungen von Lieferanten
automatische Zuordnung zur Bestellung im ERP-System
Eingangsrechnungen
Automatischer Start eines Freigabeprozesses, Zuordnung zur Bestellung
Unternehmensprozesse sind sehr individuell, selbst bei Klassikern wie der Verarbeitung von eingehenden Rechnungen gibt es praktisch keine identischen Vorgehensweisen. Unsere Produkte bieten Ihnen einen schnellen und praxisgerechten Einstieg in die jeweilige Thematik. Eine Anpassung an Ihre individuellen Prozesse ist einfach und flexibel umsetzbar.
EMAILsafe
Mit dem DOKinform® EMAILsafe können alle E-Mails aus einem oder mehreren Mail-Servern automatisch revisionssicher in ELO archiviert werden.
Dadurch erfüllen Sie die rechtlichen Anforderungen und entlasten Ihren Mail-Server nachhaltig.
Die Archivierung erfolgt im standardisierten und Hersteller unabhängigen EML-Format unter Nutzung offener Standards (IMAP, POP3).
Bei Einsatz eines MS Exchange Servers werden Journal E-Mails in ELO archiviert. Eine MAPI Schnittstelle ist nicht erforderlich.
Die Archivierung ist je Postfach individuell konfigurierbar. Die E-Mails können als Ganzes und/oder getrennt nach E-Mail und Anhängen archiviert werden.
Spezielle Postfächer wie z.B. elektronisch ein-oder ausgehende Faxe können direkt als Dokument (PDF/TIF) ohne die E-Mail übernommen werden.
eRechnung
Elektronische Rechnungen sind für Unternehmen mehr denn je ein Thema. Sowohl eingehende wie auch ausgehende Rechnungen verursachen hohe Bearbeitungskosten. Hinzu kommen unter Umständen weitere Kosten durch nicht fristgerechte Zahlung auf Grund interner Verzögerungen.
NOTIFYagent
Der DOKinform® NOTIFYagent arbeitet als Dienst und ermöglicht eine serverseitige Benachrichtigung über anstehende Aufgaben (Wiedervorlagen) und Workflow-Aufgaben je Benutzer.