Übersicht
Die DOKinform® Lösung für die Elektronische Personalakte deckt alle genannten Forderungen bzw. Funktionsbereiche ab und geht sogar noch darüber hinaus.
Folgende Funktionalitäten werden bereitgestellt:
Anlage und Pflege von Personalstammdaten
Ablage von sämtlichen Dokumenten beginnend von der Bewerbung über den Arbeitsvertrag, Anlagen, Schriftverkehr, E-Mail, Reisekosten, Bewertungen bis hin zu Kündigung und Zeugnis
Erstellung von Personaldokumenten auf Basis individueller Vorlagen (Word)
Erfassung von Fehlzeiten (Urlaub, Krankheit, Überstundenabbau)
Workflow basierender Prozess zur Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten
Beantragung direkt aus ELO, über mobile App (iOS, Android) oder über Integration in das Intranet des Unternehmens
E-Mail Benachrichtigung über Fortschritt der Anträge
Elektronischer Kalender mit allen genehmigten Abwesenheiten
Unterstützung bei der Digitalisierung bestehender Personalakten (optimiertes Scanverfahren)
Ausgefeiltes Berechtigungssystem, auf Wunsch Verschlüsselung der Personaldokumente
Nutzen und Vorteile
Steigerung der Effizienz, Zeitersparnis
Transparenz in Freigabeverfahren
Kostensenkung
Auflösung bzw. Verlagerung der Papierakten
Revisionssichere Archivierung
AbwesenheitsManager
Anlage und Pflege von Personalstammdaten
Erfassung von Fehlzeiten (Urlaub, Krankheit, Überstundenabbau)
Workflow basierender Prozess zur Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten
Beantragung direkt aus ELO, über mobile App (iOS, Android) oder über Integration in das Intranet des Unternehmens
E-Mail Benachrichtigung über Fortschritt der Anträge
Elektronischer Kalender mit allen genehmigten Abwesenheiten
Ausgefeiltes Berechtigungssystem, auf Wunsch Verschlüsselung der Personaldokumente
PersonalManager
Anlage und Pflege von Personalstammdaten
Ablage von sämtlichen Dokumenten beginnend von der Bewerbung über den Arbeitsvertrag, Anlagen, Schriftverkehr, E-Mail, Reisekosten, Bewertungen bis hin zu Kündigung und Zeugnis
Erstellung von Personaldokumenten auf Basis individueller Vorlagen (Word)
Erfassung von Fehlzeiten (Urlaub, Krankheit, Überstundenabbau)
Unterstützung bei der Digitalisierung bestehender Personalakten (optimiertes Scanverfahren)
Ausgefeiltes Berechtigungssystem, auf Wunsch Verschlüsselung der Personaldokumente
Was gehört in die Personalakte?
Angaben zum Personenstand, Personalfragebögen, Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag einschließlich später erfolgter Änderungen
Bewertungen, Beurteilungen, Zeugnisse, Ausbildungsmaßnahmen, Berufsbildung, berufliche Entwicklungen, Fähigkeiten, Leistungen, Anerkennungen
Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer/in, Verträge über Darlehen und Werkswohnungen, Arbeitsunfälle, Urlaubsvertretungen, Pfändungen
Abmahnungen, Verwarnungen, Disziplinarbescheide, Rügen, Betriebsbußen
Informationen über Fehlzeiten, insbesondere über Urlaub, An- und Abwesenheitszeiten
Zeit- und Leistungserfassungsdaten, Arbeitsberichte, Akkordzettel, "Stempelkarten" bzw. entsprechend geführte Dateien
Kontenkarten, Erfassungsmedien und Aufzeichnungen im Rahmen der Lohn und Gehaltskontenführung, innerbetriebliche Forderungen, Abtretungen und Pfändungen, vermögenswirksame Leistungen, sozialversicherungsrechtliche Unterlagen