Übersicht

Das ERP-System ist in vielen Unternehmen das zentrale Programm zur Steuerung des gesamten betrieblichen Ablaufes..Mehr und mehr wird dieses von dem DMS-System (ELO) unterstützt. Daneben gibt es noch andere Systeme (CRM, Ticket, PPS, E-Mail, …). Wenn es gelingt alle Systeme vollständig zu integrieren, kann der maximale Nutzen erzielt werden.

1. ERP Output Management

Automatische revisionssichere und versionierte Archivierung aller Kunden- und Lieferanten Dokumente aus dem ERP-System. (DOKinform^® ERPconnector)

Vom Angebot über die Auftrags-bestätigung und Lieferschein bis hin zu der Rechnung werden alle Dokumente automatisch beim Drucken (oder Versenden per E-Mail) als PDF Dokument mitsamt dem aktuellen Firmenbriefbogen (Logo, rechtlich vorgeschriebene Daten gem. UStG) in ELO archiviert.
Wird ein Dokument (z.B. Angebot oder Bestellung) im ERP-System verändert, so wird in ELO eine neue Version zu diesem Dokument erstellt. Die gesamte Historie der Bearbeitung ist dokumentiert und das Dokument kann jederzeit und originalgetreu (GdPdU) reproduziert werden, auch wenn die Stammdaten im ERP sich mittlerweile verändert haben.

2. Eingehende Lieferantenbelege

Teilautomatische Archivierung von eingehenden Belegen (Lieferschein, Rechnung, Gutschrift). Optimierung durch Einsatz von Barcodes.(DOKinform^® Barcode / DOKinform^® BARCODEserver)

Nach der Erfassung des Wareneinganges druckt das ERP-System ein Barcode-Etikett. Auch für Rechnungen oder Gutschriften wird ein Etikett gedruckt.
Dieses wird jeweils auf die erste Seite des entsprechenden Dokumentes an eine beliebige Stelle aufgeklebt.
Alle Belege werden als Stapel in ein PDF- oder TIF-Dokument gescannt.
Über die Barcodes erfolgt die Trennung und Verschlagwortung mit den im ERP-System erfassten Daten.

3. Schriftverkehr, sonstige Dokumente

Flexible und zeitsparende Archivierung aller Dokumente mit Kunden- oder Lieferantenbezug unter Nutzung der Stammdaten aus dem ERP-System.

Auch Dokumente ohne Bezug zu einem Vorgang oder Beleg im ERP-System lassen sich schnell und einfach archivieren.
Durch Eingabe der Nummer oder eines Teiles des Namens (Kunde oder Lieferant) kann ein Dokument eindeutig einer elektronischen Akte zugeordnet werden.
Dieses Verfahren wird z.B. für Anfragen, Briefe, Verträge und sonstige Dokumente verwendet.
E-Mails lassen sich direkt aus Outlook in die elektronische Akte in ELO ziehen und archivieren.

4. Effektive Suche nach Dokumenten

Direkt aus dem ERP-/CRM-System, dem Ticket/Helpdesk oder aus einer E-Mail kann auf alle archivierten Dokumente zugegriffen werden. Über ELO OCR und iSearch kann auch im Inhalt von Dokumenten (z.B. nach Seriennummern) gesucht werden (DOKinform^® DirectSearch)

Der Zugriff auf Dokumente ist direkt aus dem ERP-System möglich. Über die „ELO“ Schaltfläche in den Stammdaten von Kunden und Lieferanten kann direkt die elektronische Akte geöffnet werden. 
Aus dem Beleg kann die aktuelle Version als PDF angezeigt werden.
Auch aus Fremdsystemen (z.B. Fibu DATEV, CRM-System, Outlook) kann per Hotkey eine Suche erfolgen.

5. Integration TANSS Belege

Ticket-/Leistungsnachweise werden als PDF aus Tanss direkt an die in ELO archivierte Rechnung angefügt. (Tanss Modul)

Sofern Sie MENTION und TANSS im Einsatz haben werden die Leistungen direkt über MENTION in Rechnung gestellt. Über den ERPconnector wird die Rechnung in ELO archiviert.
Die Leistungsnachweise werden von TANSS in form von PDF-Dokumenten bereitgestellt. Diese werden von dem Tanss-Modul an die bereits archivierte Rechnung in ELO angefügt.
Auf Wunsch kann der Status des Beleges für den elektronischen Rechnungsversand mittels dem Modul eRechnung gesetzt werden.

6. Vertragsverwaltung mit Fristenkontrolle

Archivierung aller Verträge mit Kunden und Lieferanten unter Nutzung der Stammdaten aus dem ERP-System. Automatische und fristgerechte Wiedervorlage bei Fälligkeit mit E-Mail Benachrichtigung. Workflow basierende Prozess Steuerung bei Änderung und Kündigung. (DOKinform^® ContractManager PRO)

Individuelle Definition von Fristen und personeller Verantwortung je Vertrag. Anzeige aller Termine im zentralen Vertragskalender. Automatische Erstellung und Pflege einer Bearbeitungshistorie je Vertrag.
Individuell anpassbare Vorlagen der ELO-Workflows für alle Aufgaben im Bereich der Vertragsverwaltung.

7. Elektronischer Rechnungsausgang

Automatischer Versand von Rechnungen an Kunden mit direkter Protokollierung in ELO. Erstellung eines Rechnungsausganssbuches mit Export an Excel. (DOKinform^® eRechnung)

Täglicher Versand der archivierten Rechnungen per E-Mail.
Die Pflege der Empfänger sowie weiterer Optionen erfolgt direkt im ERP-System.
Optional kann je Beleg auch eine XML-Datei erstellt werden. Damit kann der Empfänger der Rechnung den Beleg in seinem eigenen IT-System schnell und kostensparend verarbeiten.
Ein übersichtliches Rechnungsausgangsbuch dokumentiert den Versand und kann für weitere Auswertungen in Excel verwendet werden.

8. Vollständige E-Mail Archivierung

Ein-/ausgehende E-Mails und elektronische Faxe werden automatisch in ELO archiviert. Projektzuordnung und automatische Übergabe an nachfolgende Prozesse. (DOKinform^® EMail-Safe)

Vollständige rechtskonforme Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails in ELO.
Zuordnung von E-Mails zu einzelnen Kunden, Lieferanten, Projekten, etc..
Automatische Steuerung der Zugriffsrechte innerhalb von ELO.
Flexible Suche über den gesamten Inhalt der E-Mails und der Anlagen. Auch diese werden vollständig von der ELO OCR für eine flexible Suche mittels ELO iSearch indiziert.

9. Elektronischer Posteingang

Automatische Archivierung eingehender Post, Integration in einen gemeinsamen Freigabeprozess (ELO Workflow) mit gescannten Papier Rechnungen. (DOKinform® PostManager)

In der Poststelle werden die gescannten Dokumente in der ELO Postbox nacheinander angezeigt. Auf einem zweiten Bildschirm läuft der DOKinform^® PostManager.
Der Anwender erkennt für wen das Dokument bestimmt ist und klickt mit dem Finger auf die entsprechende Zielkachel. Sofern erforderlich werden davor die Merkmale angekreuzt, ebenfalls mit einem Finger-Click.
Das Dokument wird sofort mit der Posteingangsnummer versehen und an das Ziel geleitet. Der Erfolg der Aktion wird von der Kachel optisch (grün) zurück gemeldet.

10. ELO Multi Client Strategie

Der Zugriff auf Dokumente in ELO kann über eine Vielzahl von Clients erfolgen. 
Die Teilnahme an Workflows kann sowohl über den PC oder MAC als auch über mobile Apps (Android, iOS, Blackberry) oder einen Web Browser erfolgen.

Über den ELO Automation Service können wiederkehrende Prozesse einfach und schnell über einen Serverprozess konfiguriert und ausgeführt werden.