Übersicht
Vertragsmanagement (Vertragsverantwortung) wird in der Praxis als das Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens angesehen und stellt somit eine sowohl globale als auch eine komplexe Unternehmensaufgabe dar. In diesem Zusammenhang ist anzumerken, dass fast alle Abteilungen in einem Unternehmen entlang der Wertschöpfungskette von diesem Thema betroffen sind. Jede Abteilung hat ihre fachspezifischen Anforderungen an das Vertragsmanagement.
Die Teilgebiete des Vertragsmanagements zur Vorbeugung gegen Risiken können im Allgemeinen wie folgt zusammengefasst werden: Vertragscontrolling, Vertragsverwaltung (Vertragsausführungsverantwortung), Vertragsarchivierung.
Ein aktives Vertragsmanagement sollte alle drei genannten Teilgebiete abdecken, mit der Zielsetzung die Effizienz des betriebswirtschaftlichen Handels eines Unternehmens zu erhöhen. Anzumerken ist hierbei, dass die Eckdaten eines Vertrags im Arbeitsalltag oftmals für solche Zielsetzungen nicht ausreichen. So benötigt man im Rahmen eines optimalen Vertragsmanagements – vor allem bei Verhandlungen – zumindest eine Übersicht über die wichtigsten Vertragsdaten sowie die Möglichkeit auf alle Vertragsdetails zugreifen zu können. Vertragsrelevante Dokumente sind jedoch ohne eine Vertragsmanagement-Software nur in Akten vorhanden. Zusätzlich erschweren unterschiedliche und unübersichtliche Verantwortlichkeiten das Auffinden dieser Dokumente und Daten (Quelle: Wikipedia).
Lösungen zum Management von Verträgen gibt es viele auf dem Markt. Einige davon können eine sehr hohe Komplexität erreichen womit ein nicht unerheblicher Aufwand bei der Einführung und laufenden Nutzung entsteht.
Auf Basis von ELO bieten wir Ihnen drei unterschiedliche Lösungen, alle profitieren von den umfangreichen Standardfunktionen der ELO-Produkte und deren einfachen Bedienung.
1. Standardlösung für ELOoffice mit allen Kernfunktionen
Die eigentlichen Kernfunktionen des Vertragsmanagements bringen bereits einen sehr hohen Nutzen bei geringem Kostenaufwand.
Speziell für KMU oder einzelne Abteilungen bietet der DOKinform® ContractManager eine ideale Einstiegslösung. In wenigen Minuten ist das Programm eingerichtet und Sie können sofort produktiv starten.
Vertragspartner werden manuell angelegt oder über eine Excel Datei importiert, gängige Vertragsarten und Laufzeiten sind vorkonfiguriert und können beliebig erweitert werden. Standardreports können direkt nach Excel exportiert und auf Wunsch mit einem Klick in ELO archiviert werden.
DOKinform® ContractManager ist für ELOoffice für beliebige Benutzerzahlen verfügbar.
Der direkte Zugriff auf archivierte Verträge kann über DOKinform® DirectSearch auch direkt aus anderen Anwendungen (ERP, CRM, Fibu, E-Mail, Webbrowser) erfolgen.
2. Standardlösung für ELOprofessional / ELOenterprise
Die eigentlichen Kernfunktionen des Vertragsmanagements bringen bereits einen sehr hohen Nutzen bei geringem Kostenaufwand.
Speziell für KMU oder einzelne Abteilungen bietet der DOKinform® ContractManager eine ideale Einstiegslösung. In wenigen Minuten ist das Programm eingerichtet und Sie können sofort produktiv starten.
Vertragspartner werden manuell angelegt oder über eine Excel Datei importiert, gängige Vertragsarten und Laufzeiten sind vorkonfiguriert und können beliebig erweitert werden. Standardreports können direkt nach Excel exportiert und auf Wunsch mit einem Klick in ELO archiviert werden.
DOKinform® ContractManager ist für ELOprofessional und ELOenterprise für beliebige Benutzerzahlen verfügbar.
Der direkte Zugriff auf archivierte Verträge kann über DOKinform® DirectSearch auch direkt aus anderen Anwendungen (ERP, CRM, Fibu, E-Mail, Webbrowser) erfolgen.
3. Individuallösung mit maximaler Flexibilität
Auf Basis der Strukturen der Standardlösung entwickeln wir Ihre ganz individuelle Lösung zum Management der Verträge unter Berücksichtigung Ihrer spezifischen Prozesse.
Mit den bewährten DOKinform® Modulen kann Ihre Lösung mit bereits vorhandenen Systemen interagieren um z.B. die Anlage eines neuen Vertragspartners mit vorhandenen Daten Ihres ERP oder CRM Systems zu erleichtern.
Individuelle Prozesse können über den ELO-Workflow abgebildet werden um noch mehr Transparenz und eine vollständige Dokumentation zu gewährleisten.
Der mobile Zugriff auf die Akten und alle laufenden Prozesse ist Plattform unabhängig (PC, Windows, Mac, Tablett, Smartphone) gewährleistet.
In Verbindung mit DOKinform® NOTIFYagent können die Anwender einzelne Vertragsakten abonnieren um sofort aktiv über neue Dokumente informiert zu werden. Für laufende Prozesse erhalten die Anwender täglich eine einzige kummulative E-Mail mit einer Übersicht aller zur Bearbeitung anstehenden Aufgaben. Über einen Link kann aus der E-Mail direkt auf das relevante Dokument oder die gesamte Akte zugegriffen werden.
Der direkte Zugriff auf archivierte Verträge kann über DOKinform® DirectSearch auch direkt aus anderen Anwendungen (ERP, CRM, Fibu, E-Mail, Webbrowser) erfolgen.